कार्य बैठकें भयानक हैं। यहाँ कैसे उन्हें बेहतर बनाने के लिए है।

यह समझने की कोशिश करते हुए कि बैठकें इतनी मेहनत से क्यों चूसती हैं, यह हमारी तेजी से घटती मछलियों के सादृश्य का उपयोग करने में मदद कर सकती है। मछुआरों को वास्तव में मछली पकड़ने को रोकने के लिए कोई प्रोत्साहन नहीं है, और देश इस बात पर बहुत सहमत नहीं हो सकते हैं कि किसके लिए जिम्मेदार होना चाहिए जो मछली उनके अधिकार क्षेत्र में आते हैं। और इसलिए, कोई भी इस स्थिति को सुधारने के लिए बहुत कुछ नहीं करता है, सभी संभावना में भविष्य की पीढ़ियों को मसालेदार टूना रोल और ग्रिल्ड तलवारफ़िश पर कुतरने का मौका मिलता है जो हमने इतने बड़े पैमाने पर आनंद लिया था।

कार्यस्थल की बैठकों के आसपास की संस्कृति एक समान समस्या से ग्रस्त है। जबकि अधिकांश बैठकों में एक वास्तविक नेता होता है, कोई व्यक्ति शो चला रहा होता है, यह कभी भी उस व्यक्ति का काम नहीं है कि वह 'अच्छी बैठक कैसे चलाए।' 'लोगों ने वर्तमान स्थिति को अपरिहार्य मान लिया है: हम जानते हैं कि बैठकें चूसना, वे' ve हमेशा चूसा है, तो क्यों समय उन्हें बेहतर बनाने की कोशिश कर रहा है? परिणामस्वरूप वे कॉमन्स की एक तरह की कार्यस्थल त्रासदी में हमारे शेड्यूल को भरना जारी रखते हैं।

ओमाहा में नेब्रास्का विश्वविद्यालय में औद्योगिक और संगठनात्मक मनोविज्ञान के प्रोफेसर जोसेफ एलन ने कहा, "यह पर्यावरण के लिए एक लिया गया है," बताता है श्लोक में। "हम जानते हैं कि हमारे पास उनके पास है लेकिन हम उनके पीछे बहुत ऊर्जा नहीं डालते हैं। और जब तक कि बैठक में हर कोई इसे बेहतर बनाने के लिए प्रयास नहीं करता है, तब तक यह बदलने वाला नहीं है … और यह अजीब है जब कोई उन्हें बेहतर बनाने की कोशिश करता है।"

जैसा कि एक दूसरे के साथ संवाद करने की हमारी क्षमता में पिछले कुछ वर्षों में सुधार हुआ है, एक विडंबना यह है कि हम बैठकों में जितना समय बिताते हैं, वह वास्तव में खराब हो गया है। कर्मचारी अब बैठकों में प्रति सप्ताह औसतन 23 घंटे खर्च करते हैं, 1960 के दशक में 10 से भी कम। हाल ही में किए गए एक अध्ययन में सत्तर प्रतिशत वरिष्ठ प्रबंधकों का हवाला दिया गया हार्वर्ड व्यापार समीक्षा उन्होंने कहा कि बैठकें अक्षम और अनुत्पादक हैं। करीब-करीब उक्त बैठकों ने भी उन्हें अपना काम करने से रोक दिया। एलन, जिन्होंने क्लेम्सन विश्वविद्यालय में कुछ सहयोगियों के साथ हाल ही में बैठकों के बारे में लगभग 200 शोध पत्रों की व्यापक समीक्षा पूरी की है, का कहना है कि बहुत अधिक घंटे हैं। उनके निष्कर्ष हाल ही में जर्नल में प्रकाशित हुए थे साइकोलॉजिकल साइंस में वर्तमान दिशा - निर्देश.

यह तथ्य कि बैठकें अक्सर कष्टप्रद या अनावश्यक नहीं होती हैं, इसका मतलब यह है कि वे अपर्याप्त हैं।

"हम लोगों को समस्या के बारे में अलग-अलग जानकारी प्राप्त करनी है और साथ में एक अभिनव और रचनात्मक समाधान खोजना है," एलन बताता है श्लोक में । “बैठकें हमें सहयोग करने, हमें एक परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों को प्राप्त करने में मदद करने, निर्णय लेने की अनुमति देती हैं। वे वास्तव में, वास्तव में महत्वपूर्ण हैं। लेकिन हमें अति-उपयोग के बारे में वास्तव में सावधान रहने की जरूरत है। ”

बैठकों के साथ एक और समस्या यह है कि वास्तव में वे कितने निराश और आवश्यक होने के बावजूद, वे वास्तव में अच्छी तरह से अध्ययन नहीं करते हैं। विषय पर उनकी समीक्षा के लिए, एलन और उनकी टीम ने जांच की हर एक कागज़ जो वे पा सकते हैं कि 2006 से लिखा गया है, 200 से थोड़ा कम है। यह बहुत कुछ लग सकता है, लेकिन जब आप समझते हैं कि 1,000 से अधिक पत्र नेतृत्व के विषय पर प्रकाशित हो चुके हैं पिछले साल अकेले, और आपको यह एहसास होना शुरू हो जाता है कि, वास्तव में, हम वास्तव में एक अच्छी बैठक को चलाने के बारे में उतना नहीं जानते हैं जितना हमें शायद करना चाहिए।

सौभाग्य से, 200 या इतने अध्ययन कि एलन और उनकी टीम ने जांच की किया था इस बारे में कुछ मार्गदर्शन करें कि हम बैठकों को कैसे थोड़ा बेहतर बना सकते हैं।

सौजन्य से आमंत्रित करें

एलन का कहना है कि अध्ययनों से पता चलता है कि हमें शिष्टाचार के निमंत्रण का अधिक उपयोग करना चाहिए। बैठकों के साथ सबसे बड़ी समस्याओं में से एक वास्तव में अच्छे इरादों से पैदा हुई है; हम बहुत से ऐसे लोगों को आमंत्रित करते हैं, जिन्हें वहां रहने की आवश्यकता नहीं है। असावधान, ऊब प्रतिभागियों को जहर मिल रहा है, लेकिन साथ ही, आप किसी ऐसे व्यक्ति को भी बाहर नहीं करना चाहते हैं, जिसके पास कमरे में रहने के लिए अधिक सूक्ष्म या आश्चर्यजनक कारण हो सकता है। इस समस्या को हल करने के लिए, एलन ने शिष्टाचार निमंत्रण को गले लगाने का सुझाव दिया: एक निमंत्रण जहां आप बहुत स्पष्ट रूप से स्वीकार करते हैं कि आप केवल शिष्टाचार के रूप में उन्हें आमंत्रित कर रहे हैं और वे शायद इसे छोड़ सकते हैं। लोग मीटिंग्स छोड़ना पसंद करते हैं।

स्टेटस रिपोर्ट को मार डालो

बैठकों की एक पूरी शैली है जो अविश्वसनीय रूप से आम है और एक उद्देश्य की सेवा नहीं करता है, एलन कहते हैं: "राउंड रॉबिन," "यहां हर कोई" स्थिति रिपोर्ट पर निर्भर है जहां लोग एक सर्कल में घूमते हैं और समझाते हैं कि वे क्या कर रहे हैं। या किसी दिए गए प्रोजेक्ट पर प्रगति साझा करें। इस तरह की जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक रूप से साझा किया जाना चाहिए, और सभी को मौखिक रूप से इसे बुलाने के लिए समय की बर्बादी करना चाहिए। जैसा कि एलन ने पूरी तरह से कहा: "जब तक यह किसी परियोजना से बंधा नहीं है, हमें उस बैठक की आवश्यकता नहीं है।"

क्वाश शिकायतें लेकिन चुटकुले नहीं

एक बार एक बैठक चल रही है, एलन के निष्कर्ष बताते हैं कि हास्य के लिए जगह बनाना वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण है। हंसी लोगों को बातचीत में शामिल करने में मदद करती है, जो भागीदारी को बढ़ावा देती है (जो, आखिरकार, पहली जगह में बैठक होने का पूरा बिंदु है।) फ्लिप की तरफ, एलन का कहना है कि शिकायत करने के लिए एक बहुत बड़ा खतरा है, जो सुंदर लग सकता है। अहानिकर (“क्या आपने? देख आज 95 पर यातायात? ”) लेकिन टुकड़ी और निराशा की भावनाओं को बढ़ावा दे सकता है।

देर मत करो

बैठकों में जहां कोई भी बातचीत नहीं करता है, या जहां एक व्यक्ति वार्तालाप पर हावी है, वे स्पष्ट रूप से समस्याग्रस्त हैं, एलन कहते हैं कि अनुसंधान इंगित करता है कि अब तक बैठकों के साथ सबसे कपटी समस्या अक्षांश है। जबकि "समय पर जा रहा है" बहुत स्पष्ट प्रोटोकॉल की तरह लगता है, सीमा एक बैठक के लिए सिर्फ छह मिनट देर से एक व्यक्ति पूरी तरह से पटरी से उतर सकता है वास्तव में बहुत चौंकाने वाला है। उदाहरण के लिए, एलन और उनकी टीम ने अध्ययनों में से एक को चीन, चिली, इटली, अमेरिका, जर्मनी और नीदरलैंड में अक्षांश के आसपास के सांस्कृतिक दृष्टिकोण में अंतर खोजने की कोशिश की। ये सभी अलग-अलग कार्यस्थल की संस्कृतियाँ हैं, जिनमें काम के आस-पास विभिन्न मूल्य हैं, और इसलिए एलन की टीम को उम्मीद थी कि समय की पाबंदी कितनी महत्वपूर्ण थी। वे बिलकुल नहीं थे।

एलन ने कहा, "बैठकों में देर से दिखाने की हताशा में कुछ नाटकीय स्थिरता है," एलन कहते हैं। "आप सोचेंगे कि देश की संस्कृति, उनके गृह जीवन, जो वे एक व्यक्ति के रूप में हैं, बैठक के अनुभव के उनके मूल्यांकन को प्रभावित करेंगे, लेकिन हमने जो पाया है कि अर्थव्यवस्था के वैश्वीकरण के साथ, इस तरह का एक वैश्वीकरण है। कार्यालय अंतरिक्ष वातावरण। ”

इन विभाजनकारी, ध्रुवीकृत समयों में, हम कुछ चीजों में से एक हैं सब आम बात है कि हम चाहते हैं कि लोग हमारे समय का सम्मान करें। और जब आप देर से आते हैं, तो लोग वहां नहीं बैठते हैं और स्टू करते हैं कि वे कहां हैं, बल्कि वे न केवल इस बैठक के बारे में बल्कि बुरी भावनाओं की खेती भी करते हैं सभी बैठकें कि भविष्य में आ रहे हैं। दूसरे शब्दों में, जब आप किसी मीटिंग के लिए देर से आते हैं, तो आप न केवल वहां के लोगों के लिए उस मीटिंग को बर्बाद कर रहे हैं, बल्कि आप पहली बार में मीटिंग की उनकी अवधारणा को बर्बाद करने में मदद कर रहे हैं। जो मुझे याद दिलाता है, मुझे शायद जेट चाहिए।

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